Manajer Proyek

Mengapa diperlukan manager proyek:
Karena dalam suatu proyek diperlukan seseorang yang dapat merencanakan, mengatur dan mengarahkan proyek tersebut, memanajemen waktu dan biaya, serta mengolah sumber daya yang ada untuk mencapai hasil yang diharapkan. Kesuksesan suatu proyek tergantung dari siapa yang mengelolanya.
Skill yang dibutuhkan manager proyek:
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
• Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
• Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
• Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
• Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
• Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
• Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
• Communication Skills, Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
• Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
• Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
Fungsi Manajer Proyek :
– Membuat kerja (Mengagendakan pekerjaan)
– Menjadwal kerja (Diagram PERT dan Grant)
– Bertanggung-jawab atas hasil kerja
Seorang manajer proyek bertugas
1. Menjadwalkan proyek, manajer bertugas untuk merencanakan pelaksanaan proyek agar proyek dapat selesai tepat waktu.
2. Mengimplementasikan rencana proyek, setelah membuat perencanaan, tugas manajer selanjutnya adalah mengimplementasikan perencanaan proyek tersebut di lapangan.
3. Mengontrol kerja sampai selesai, Seorang manajer harus dapat mengontrol semua pekerjaan proyek hingga selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana.
4. Membina hubungan kooperatif, manajer bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical.
5. Melakukan inovasi, seorang manajer juga bertugas melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga.
6. Memperkirakan Durasi Tugas, Teknik memperkirakan durasi tugas
o Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
o Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
o Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
o Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)
7. Menentukan Ketergantungan Antartugas
Empat tipe ketergantungan antar tugas :
a. Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.
b. Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.
c. Finish-to-finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan.
d. Start-to-finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain.
8. Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori berikut:
-Orang
-Layanan
-Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan
-Persediaan barang dan material
-Uang
9. Mengarahkan Usaha Tim
Salah satu dimensi terpenting mengarahkan usaha tim adalah pengawasan manusia.
10. Memonitor dan Mengontrol Perkembangan
Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya.
11. Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek
Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.
Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek:
* Kompetensi Pencapaian Bisnis
* Kompetensi Pemecahan Masalah
* Kompetensi Pengaruh
* Kompetensi Manajemen diri dan orang lain